Começando mais um ano, após a definição do orçamento, se faz necessário o trabalho de acompanhamento dos gastos reais em relação ao orçamento elaborado.
O trabalho de acompanhamento envolve dois pontos principais:
– Entendimento dos desvios do realizado em relação ao orçado;
– Projeção dos gastos reais até o final do ano.

Cada empresa tem uma denominação para este tipo de projeção. O mais comum é forecast, apesar deste nome estar em inglês. Utilizaremos esta denominação neste artigo.
A importância de entendermos os desvios do realizado em relação ao orçado são basicamente dois:
– Fazermos um forecast mais acurado;
– Melhorarmos o processo de elaboração do orçamento.
Vamos detalhar um pouco melhor estes aspectos.
Ao entendermos os motivos dos desvios conseguiremos projetar melhor o acompanhamento dos gastos. Por exemplo, se em um centro de custo x na conta de aluguéis de imóveis fizemos um orçamento projetando que o contrato seria reajustado em 5% e na verdade ele foi reajustado em 4%, temos um realizado menor que o orçado. E, só possuindo esta informação, podemos projetar para frente este novo valor real deste aluguel.

Este exemplo bem simples pode passar a percepção de que isto poderia ser feito de modo automático, mas se pensarmos em vários imóveis com datas de reajustes diferentes a coisa fica mais real e complexa.
Neste exemplo, como foi uma economia que não será gasta, o certo seria mudar o orçamento da companhia (se for possível) ou identificar que é um valor que não será gasto.
Um ponto importante a ser ressaltado é a importância de fazer um orçamento e acompanhamento dos gastos de modo descentralizado. É o pessoal da ponta que vive o dia a dia do negócio e que terá conhecimentos específicos dos gastos da sua área para poder fazer um orçamento mais acurado e entender possíveis dispersões.
Outro ponto do entendimento do desvio é identificar que o orçamento não foi feito considerando todas as variáveis. Um exemplo que podemos citar que aconteceu com um cliente foi que o orçamento da conta de aluguéis de veículos foi realizado sem consultar todos os gestores. Um dos gestores que a equipe não usava veículos alugados passou a usar e o orçamento estourou, causando ruídos dentro da companhia.
Ao fazer o forecast até o final do ano pode ser que o realizado mais o forecast seja maior que o orçamento anual, desta maneira está sendo informado que o orçamento anual será estourado naquela linha de gastos (normalmente no nível de centro de custo e conta).

Neste caso será necessário aportar dinheiro nesta linha de gastos. O remanejamento do orçamento entre linhas de gastos é comum nas empresas, mas precisa ser feito com muita cautela e tendo uma justificativa plausível.

O que precisa ser evitado de todas as maneiras é cair na armadilha de que se o gestor não gastar a verba até o final do ano, no ano seguinte ela será cortada. Isto infelizmente é muito usual prejudicamento a rentabilidade das empresas. Para evitar isto é sempre necessário que exista
uma memória de cálculo de cada conta do orçamento. O orçamento do ano seguinte não pode ser o realizado do ano anterior mais uma taxa de inflação. Deve existir sempre uma explicação para a necessidade do recurso.

Último que gostaria de mencionar neste artigo é sobre ferramenta de orçamentação. No caso de uma empresa pequena o Excel funciona de maneira extraordinária, agora no caso de uma empresa médio ou grande o Excel pode gerar muitos problemas.
Como já falado, a gestão descentralizada é a melhor opção de gestão do orçamento. Quando se tem mais de 10 gestores trabalhando com várias
versões do orçamento, a chance de termos problemas de comunicação e de versionamento são grandes. Além disto, uma ferramenta propicia segurança da informação, rastreabilidade, agilidade e análises muito mais sofisticadas.

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